LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

Documentos Contables

Definición.- Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

 

Otro autor lo define, como los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

 

Importancia.- Los documentos contables son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realiza en una compañía o empresa, permitiendo controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y, la comprobación de los asientos de contabilidad.

 

Es decir, que su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

 

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

 

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

 

  1. En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
  2. Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
  3. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

 

Utilidad:

  • Son una constancia de las operaciones realizadas.
  • Constituyen la base del registro contable de las operaciones realizadas.

 

Normas para llenar los documentos

 

Para llenar los documentos se debe tomar en cuenta las siguientes normas:

  • Claridad en la escritura

 

Todo documento debe redactarse con sencillez y tener presente:

 

  • La fecha, que consta de: lugar, día, mes y año. Ej.: Quito, 14 febrero del 2009.
  • Nombre de los participantes y sus firmas. Ej.: en una factura, debe constar nombre del comprador y del vendedor
  • No se permiten errores, letras sobrepuestas, enmendaduras, ni agregados.

 

 

  • Numeración

Todo documento debe ser previamente enumerado

 

  • Copias

Además del original que es para el cliente, el número de copias es de acuerdo a las necesidades de la empresa, las copias generalmente son de diferente color y señalan el departamento al que deben ir, por lo menos debe existir una copia

 

  • Escritura de cantidades

 

Las cantidades totales deben ser escritas en números y letras, las cantidades totales que no contengan centavos deben ir seguidas de signos.

 

  • Subrayado y especies

 

Los totales de las sumas de los diferentes documentos deben subrayarse con dos líneas paralelas horizontales

 

  • Espacios en blanco

 

Los espacios en blanco después de la escritura de cantidades deben llenarse con rayas o signos de manera vertical u horizontal

 

  • Rectificaciones

 

Cualquier error que se cometa en la escritura de cantidades o nombres no debe corregirse borrando, se debe anular el documento y elaborar otro.

 

 

 

 

Documentos negociables

 

El cheque

 

Es un documento bancario en el que una persona autorizada puede extraer dinero de una cuenta (por ejemplo el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, sin que sea necesaria su presencia. Sus funciones son: instrumento de pago para eliminar el circulante de las personas y con esto dar mayor seguridad a su dinero.

 

Personas que intervienen

 

 

 

 

Partes del cheque

 

 

Tipos de Cheques

 

Cruzado: Cheque nominativo cruzado en su adverso por dos líneas paralelas las cuales indican que ese cheque sólo puede ser cobrado por otra institución de crédito.

 

Cruzamiento General. Entre líneas no se anota la denominación de ninguna institución de crédito y puede depositarse en cualquier banco.

 

Cruzamiento Especial. Entre líneas va el nombre de una institución de crédito y solo puede cobrarse por ésta.

 

El efecto principal de este tipo de cheque es la imposibilidad de transmitirlo por endoso, y sólo puede ser pagado a la persona a cuyo favor se libra.

 

Para abono en Cuenta: Cheque nominativo en el que se anota dicha cláusula, que prohíbe al banco el cheque en efectivo y solo puede recibirlo para abono en cuenta.

 

El cheque no es negociable a partir de la inserción de la cláusula

 

Certificado: El librador de un cheque nominativo le solicita al banco librado, al momento de expedir el cheque que lo certifique, declarando que existen fondos suficientes para cubrir el importe. Es una anotación del banco en el cheque, firma o por los autorizados para ello. No es negociable, solo puede endosarse a una institución de crédito para su cobró.

 

El girado puede certificar un cheque a requerimiento del librador o de cualquier portador, debitando en la cuenta sobre la cual se lo gira la suma necesaria para el pago.

 

El importe así debitado queda reservado para ser entregado a quien corresponda y sustraído a todas las contingencias que provengan de la persona o solvencia del librador, de modo que su muerte, incapacidad, quiebra o embargo judicial posteriores a la certificación no afectan la provisión de fondos certificada, ni el derecho del tenedor del cheque, ni la correlativa obligación del girado de pagarlo cuando le sea presentado.

 

La certificación no puede ser parcial ni extenderse en cheques al portador. La inserción en el cheque de las palabras "visto", "bueno" u otras análogas suscriptas por el girado significan certificación.

 

La certificación tiene por efecto establecer la existencia de una disponibilidad e impedir su utilización por el librador durante el término por el cual se certificó.

 

De Caja: Instrumento de pago de mayor para beneficiario respecto a la existencia de fondos

  • solo la puede expedir una institución de crédito a su propio cargo
  • Nominativo y no negociable

 

De Viajero: Igual que un cheque nominativo. Emitido por la oficina matriz de un banco a su propio cargo y luego es vendido por sucursales. Agencias del banco

 

De Ventanilla: Cheque de emergencia puesto al servicio de los cliente del banco.

Cuando necesita retirar fondos una cuenta habiente de su cuenta y no tiene chequera la sucursal libra un cheque de ventanilla para prestárselo.

 

Posfechados: Se inserta una fecha posterior a la que se libra, pretendiendo acentuar al tomador que no habrá fondos si no hasta ese día que aparece en el texto.

 

De pago Diferido: Es una orden de pago librada a días vista, a contar desde su presentación para registro en una entidad autorizada, contra la misma u otra en la cual el librador a la fecha de vencimiento debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto, dentro de los limites de registro que autorice el girado.

 

Sin perjuicio de las responsabilidades en que incurra por el derecho común, bajo ninguna circunstancia el girado será responsable si el cheque no es pagado a su vencimiento. Ni el registro del cheque, ni la determinación de límites de registro generan responsabilidad. El girado puede avalar el cheque de pago diferido.

 

El cheque de pago diferido deberá contener las siguientes enunciaciones esenciales en formulario similar, aunque distinguible, del cheque común:

  • La denominación "Cheque de pago diferido", claramente inserta en el texto del documento.
  • El número de orden impreso en el cuerpo del cheque.
  • La indicación del lugar y fecha de su creación.
  • El plazo, no menor a treinta (30) días y no mayor de trescientos sesenta (360) días, en el que será pagado con posterioridad a su presentación a registro a una entidad autorizada, que seguirá a la expresión impresa: "Páguese a los... días de su presentación a una entidad autorizada".
  • El nombre del girado y el domicilio de pago.
  • La persona en cuyo favor se libra, o al portador.
  • La suma determinada de dinero, expresada en números y letras, que se ordena pagar por el inc. 4 del presente artículo.
  • El nombre del librador, domicilio, identificación tributaria o laboral deidentidad según lo reglamente el Banco Central de la República Argentina.
  • La firma del librador. Sólo se podrán utilizar sistemas electrónicos o de reproducción cuando expresamente lo autorice.

 

 

Cheque para acreditar en cuenta: El librador, así como el portador de un cheque, pueden prohibir que se lo pague en dinero, insertando en el anverso la mención "para acreditar en cuenta".

 

En este caso, el girado sólo puede liquidar el cheque mediante un asiento de libros. La liquidación así efectuada equivale al pago. La tacha de la mención se tendrá por no hecha.

 

El girado que no observase las disposiciones precedentes responderá por el perjuicio causado hasta la concurrencia del importe del cheque.

 

Cheque imputado: El librador, así como el portador de un cheque pueden enunciar el destino del pago insertando al dorso o en el añadido y bajo su firma, la indicación concreta y precisa de la imputación.

 

La cláusula produce efectos exclusivamente entre quien la inserta y el portador inmediato, pero no origina responsabilidad para el girado por el cumplimiento de la imputación. Sólo el destinatario de la imputación puede endosar el cheque y en este caso el título mantiene su negociabilidad.  La tacha de la imputación se tendrá por no hecha.

 

Cheque con la cláusula "NO NEGOCIABLE": El librador, así como el portador de un cheque, pueden insertar en el anverso la expresión "no negociable". Estas palabras significan que quien recibe el cheque no tiene, ni puede transmitir más derechos sobre el mismo que los que tenía quien lo entregó.

 

Formas de Levantar el protesto en el Cheque: La simple devolución de un cheque por falta de fondos hecha por la Cámara de Compensación anexa el volante en el que se especifica la causa, hipótesis que sólo se presenta cuando el cheque se depositó en la cuenta el tomador.

 

La anotación hecha en el titulo por el empleado del mostrador de la sucursal en que se pretende cobrar el cheque, en el sentido de que no se paga porque la cuenta carece de fondos, situación que sólo se presenta cuando el tomador intentó el cobro en efectivo, en alguna sucursal del banco librado.

 

 

28-04-2018

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